PERSONAL DATA POLICY
Your privacy is important to us, AXA AFFIN Life Insurance Berhad and we are committed to ensure that your personal data under our care is safe and secured. The following paragraphs will provide you with a better understanding of how we collect, process, use, retain, secure, endeavour to maintain accuracy and how you could access your personal data.
Collection of Personal Data
In order to process the purchase of an insurance policy and to perform policy services, it is necessary for you to provide us with obligatory personal data, such as your name, identification number, birth date, address, phone number, credit card information, bank account details, information on your health or medical condition, financial, familial and non-familial information etc. Your personal data is captured in the application form and other relevant forms as and when you transact or when you require changes or amendments to your personal details. Your personal data once provided by you would be input into our information system for processing, safe keeping and for the performance of our obligations in relation to your policy.
Processing and Use of Personal Data
The personal data that you supply will be used by the AXA Group and their agents for insurance product administration, customer research, provide you with a quote, process your purchase of a policy, perform policy services, ensuring the performance of our functions as an insurance company and as part of the AXA Group.
Our use of your personal data would require disclosing your personal data for the purposes and to the parties including but not limited to those described below:
-
for the performance of the insurance contract; to third parties that may or may not be members or affiliates of AXA or AFFIN such as other insurers, authorised service providers and vendors as well agents or other parties as required by law and regulations. The parties engaged by us maybe located in or outside Malaysia.
Further, in the course of processing your application, request or claims, we may contact any physician, hospitals, clinics, insurance company or other organizations, institutions or persons, that has any records or knowledge of your health and to disclose to us or our authorized representative any or all information about you with reference to your health and medical history and any hospitalization advice, treatment, disease or ailment or condition. The use such information would only be for the purpose of discharging our responsibilities under the contract.
-
for complying with all applicable laws, rules, regulations, guidelines and/or other legal or regulatory requirements; to the relevant regulatory authorities in response to formal requests or pursuant to periodic reporting obligations;
-
for litigating, defending or responding accordingly to an actual or potential lawsuit or queries involving regulatory and non-regulatory bodies within Malaysia or outside Malaysia;, to solicitors, courts, regulatory and non-regulatory bodies, the AXA Group, and the legal and regulatory bodies that it is subject to;
-
for generally protecting our rights and property as well as ensuring the technical competence and functioning of our systems; to the authorized bodies and parties;
-
for the performance of our functions as an insurance company; to various authorized service providers, reinsurers, loss adjusters, external claims data collectors, investigators and vendors;
-
for the performance of our due diligence process to conduct background checks with licensed credit referencing agency, loss adjusters, investigators, exchange of information with other insurers through various authorized and approved databases to validate and confirm the information provided by you as well as to monitor and detect any fraudulent activities in the insurance industry.
We will obtain your consent before using your personal data for any purposes other than those for which they were first collected.
Access and Change requests
We take all reasonable steps to ensure that the personal data provided by you or your authorised party is accurate, complete, not misleading and kept-up-to-date consistent with the purpose for which the personal data was collected and further processed.
Please contact us at 1 300 88 1616 if you would like to access to or amend or correct your personal data that is inaccurate, incomplete, misleading or not-up-to-date. We will use reasonable efforts to accommodate the access and make the changes as soon as practically possible. A fee maybe charged for this purpose. We may request verification of your identity before allowing such access or making such changes and any other details to help us address your request or concerns appropriately.
Retention
We will not retain your personal data longer than is necessary for the fulfilment of the original purpose for which it was collected. We will take all reasonable steps to ensure that your personal data is destroyed or permanently deleted if no longer required.
New Product and Services
As part of our continuous efforts to promote awareness and greater understanding on our new products and services for your benefit, we will from time to time contact or send you information on the said new products or services.
Inquiries and complaints
If you need to contact us or if you have any inquiries or complaints, please write to us at: 8th floor, Chulan Tower, 3 Jalan Conlay, 50450 Kuala Lumpur or fax or email us at customer.care@axa-life.com.my.
If you believe that your personal information with us has been interfered with, you may lodge a complaint by contacting us at 1 300 88 1616 from 8.30 a.m.to 5.30p.m., Mon-Fri or email us at customer.care@axa-life.com.my . Your complaint will be managed and resolved through our internal Complaint Procedure.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Pemberitahuan Privasi Data kepada Pelanggan
Privasi anda penting bagi kami, AXA AFFIN Life Insurance Berhad dan kami komited untuk memastikan bahawa data peribadi anda di bawah jagaan kami adalah selamat dan terjamin. Perenggan yang berikut akan memberikan anda pemahaman yang lebih baik tentang cara kami mengumpul, memproses, menggunakan, menyimpan, melindungi, berusaha mengekalkan ketepatan dan bagaimana anda boleh mengakses data peribadi anda.
Pengumpulan Data Peribadi
Untuk memproses pembelian polisi insurans dan melaksanakan perkhidmatan polisi, anda perlu memberikan data peribadi yang wajib kepada kami seperti nama, nombor kad pengenalan, tarikh lahir, alamat, nombor telefon, maklumat kad kredit, butiran akaun bank, maklumat tentang kesihatan atau keadaan perubatan anda, kewangan, maklumat keluarga dan bukan keluarga dan sebagainya. Data peribadi anda dicatatkan dalam borang permohonan dan borang lain yang berkaitan sebagaimana dan apabila anda berurusan atau apabila anda memerlukan pertukaran atau pindaan pada butiran peribadi anda. Sebaik sahaja anda memberikan data peribadi anda, ia akan dimasukkan ke dalam sistem maklumat kami untuk pemprosesan, penyimpanan selamat dan untuk pelaksanaan obligasi kami berkaitan dengan polisi anda.
Pemprosesan dan Penggunaan Data Peribadi
Data peribadi yang anda berikan akan digunakan oleh AXA Group dan ejennya untuk pentadbiran produk insurans, penyelidikan pelanggan, penyediaan untuk sebut harga anda, pemprosesan pembelian polisi anda, pelaksanaan perkhidmatan polisi, untuk memastikan pelaksanaan fungsi kami sebagai syarikat insurans dan sebagai sebahagian daripada AXA Group.
Penggunaan data peribadi anda memerlukan kami mendedahkan data peribadi anda untuk tujuan dan kepada pihak termasuk tetapi tidak terhad kepada yang diterangkan di bawah:
-
untuk pelaksanaan kontrak insurans; kepada pihak ketiga yang mungkin atau mungkin tidak menjadi ahli atau anggota gabungan AXA Group atau AFFIN seperti syarikat insurans lain, penyedia perkhidmatan dan vendor yang dibenarkan serta ejen atau pihak lain sebagaimana yang dikehendaki oleh undang-undang dan peraturan. Pihak yang terlibat dengan kami mungkin berada di Malaysia atau di luar Malaysia.
Seterusnya, semasa memproses permohonan, permintaan atau tuntutan anda, kami mungkin menghubungi mana-mana doktor, hospital, klinik, syarikat insurans atau organisasi, institusi atau orang lain, yang mempunyai apa-apa rekod atau pengetahuan tentang kesihatan anda dan mendedahkan kepada kami atau wakil sah kami, apa-apa atau semua maklumat tentang diri anda dengan merujuk kesihatan dan sejarah perubatan anda dan apa-apa nasihat hospital, rawatan, penyakit atau keadaan. Maklumat tersebut hanya akan digunakan untuk tujuan melaksanakan tanggungjawab kami di bawah kontrak berkenaan.
-
untuk mematuhi semua undang-undang terpakai, kaedah, peraturan, garis panduan dan/atau keperluan undang-undang atau peraturan lain; kepada pihak berkuasa kawal selia yang berkaitan sebagai respons terhadap permintaan rasmi atau menurut obligasi laporan berkala;
-
untuk membuat litigasi, membela atau bertindak balas sewajarnya terhadap tuntutan mahkamah atau pertanyaan sebenar atau yang mungkin yang melibatkan badan kawal selia dan bukan kawal selia di Malaysia atau di luar Malaysia; kepada peguam cara, mahkamah, badan kawal selia dan bukan kawal selia, AXA Group dan badan undang-undang dan kawal selia kepada mana ia tertakluk;
-
untuk secara amnya, melindungi hak dan harta kami serta memastikan sistem kami cekap dan berfungsi dari segi teknikal; kepada badan dan pihak yang diberi kebenaran;
-
untuk pelaksanaan fungsi kami sebagai syarikat insurans; kepada pelbagai penyedia perkhidmatan, penanggung insurans semula, pelaras kerugian, pengumpul data tuntutan luar, penyiasat dan vendor yang sah;
-
untuk pelaksanaan proses usaha wajar kami bagi menjalankan pemeriksaan latar belakang dengan agensi rujukan kredit berlesen, pelaras kerugian, penyiasat, bertukar-tukar maklumat dengan syarikat insurans lain menerusi pelbagai pangkalan data yang diluluskan untuk mengesahkan dan memastikan maklumat yang anda berikan serta untuk memantau dan mengesan apa-apa aktiviti penipuan dalam industri insurans.
Kami akan mendapatkan kebenaran anda sebelum menggunakan data peribadi anda untuk apa-apa tujuan selain tujuan ia mula-mula dikumpul.
Permintaan untuk Mengakses dan Membuat Penukaran
Kami mengambil semua langkah yang munasabah untuk memastikan bahawa data peribadi yang anda berikan atau yang diberikan oleh pihak yang anda benarkan adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan sentiasa dikemaskinikan sejajar dengan tujuan data peribadi tersebut dikumpul dan seterusnya diproses.
Sila hubungi kami di talian 1-300-88-1616 jika anda ingin mengakses atau meminda atau membetulkan data peribadi anda yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau yang tidak dikemaskinikan. Kami akan berusaha sedaya-upaya untuk memberikan akses tersebut dan membuat penukaran tersebut seberapa segera yang mungkin. Fi mungkin dikenakan untuk tujuan ini. Kami mungkin meminta pengesahan identiti anda sebelum membenarkan akses tersebut atau membuat penukaran tersebut dan apa-apa butiran lain untuk membantu kami memenuhi permintaan atau menangani masalah anda dengan sewajarnya.
Penyimpanan
Kami tidak akan menyimpan data peribadi anda melebihi tempoh yang diperlukan untuk mencapai tujuan asal ia dikumpul. Kami akan mengambil semua langkah yang munasabah untuk memastikan bahawa data peribadi anda dimusnahkan atau dipadamkan terus jika ia tidak diperlukan lagi.
Produk dan Perkhidmatan Baharu
Sebagai sebahagian daripada usaha berterusan kami untuk menggalakkan kesedaran dan pemahaman yang lebih baik tentang produk dan perkhidmatan baharu kami untuk manfaat anda, kami akan menghubungi anda atau menghantar maklumat tentang produk atau perkhidmatan baharu tersebut kepada anda dari semasa ke semasa.
Pertanyaan dan aduan
Jika anda perlu menghubungi kami atau jika anda mempunyai apa-apa pertanyaan atau aduan, sila tulis kepada kami di alamat: Tingkat 8, Menara Chulan, 3 Jalan Conlay, 50450 Kuala Lumpur atau hubungi kami di talian 1-300-88-1616 atau faks ke 03-21176768 atau e-mel kepada kami di customer.care@axa-life.com.my.
Jika anda mempercayai bahawa maklumat peribadi anda pada kami telah diusik, anda boleh membuat aduan dengan menghubungi kami di talian 1-300-88-1616 dari 8.30 pagi hingga 5.30 petang, Isnin-Jumaat atau e-mel kepada kami di customer.care@axa-life.com.my. Aduan anda akan diuruskan dan diselesaikan menerusi Prosedur Aduan dalaman kami.
Bagi memudahkan rujukan anda, pemberitahuan ini juga boleh didapati di laman web kami.
